تخمین هزینه در مدیریت پروژه فناوری اطلاعات

تخمین هزینه را میتوان به عنوان فعالیت هایی که برای محاسبه هزینه های تقریبی که برای تکمیل پروژه لازم است، تعریف کرد.

تخمین هزینه باید بعد از انجام فرآیند تخمین کار و زمان (که مربوط به مسئله مدیریت کار و زمان است) انجام گیرد که عمدتاً به دلیل ورودی های مورد نیاز می باشد (از جمله منابع و زمان فعالیت ها) که در آن مراحل به دست می آید.

 

تخمین هزینه دو مرحله اصلی دارد که عبارتند از:

1- تخمین هزینه فعالیت ها

این امر شامل شکستن فعالیت ها به واحدهای کوچکتر و تخمین هزینه برای هر فعالیت است. این مرحله باید بعد از فرآیند تخمین کار و زمان و مشخص شدن فعالیت ها و شاخصه های زمانی و منابع فعالیت ها انجام گیرد.

2- هزینه تخمین سربارهای دیگر پروژه

منظور از این مورد، هزینه های کلی پروژه که وابستگی به فعالیت خاصی ندارند می باشد.

 

تکنیک های تخمین هزینه

در ادامه به بررسی تکنیک های اصلی برای تخمین هزینه پروژه مدیریت فناوری اطلاعات خواهیم پرداخت:

1- استفاده از اطلاعات پروژه های قبلی

استفاده از تجربه پروژه های قبلی و مشابه برای فرآیند تخمین هزینه میتواند بسیار ارزشمند باشد. این تکنیک به طور گسترده توسط مدیران مورد استفاده قرار میگیرد.

 

2- شکستن کار به فعالیت های کوچکتر

این کار برای تخمین فعالیت های پروژه کاملاً ضروری است. در این تکنیک، کار پروژه به فعالیت های کوچکتر شکسته میشود و تخمین ها روی این فعالیت ها انجام میگیرند. مزیت این کار نیز دقیق تر بودن تخمین هایی است که روی فعالیت های کوچکتر انجام میشوند.

 

3- در نظر گرفتن عوامل اشتباه

به طور کلی پیش بینی کلیه هزینه های ممکن برای پروژه ها، کار دشوار و حتی در بعضی شرایط غیرممکن است.

این کار خصوصاً برای پروژه های فناوری اطلاعات که از درجه ثبات و پیش بینی پذیری کمتری برخوردار هستند صادق است.

فاکتورهایی که به نوعی به عنوان عوامل اشتباه در نظر گرفته میشوند عبارتند از:

– ریسک ها: به وقوع پیوستن ریسک های پروژه و اجرای برنامه های مقابله با ریسک ها هزینه های زیادی را به پروژه تحمیل میکنند، خصوصاً وقتی ریسک ها در مواقعی که به ناگهان اتفاق می افتند و پروژه آمادگی لازم برای مقابله با آنها را ندارد بسیار مخرب تر است.

– بیماری نیروهای انسانی: این مسئله کاملاً غیر قابل پیش بینی بوده و معمولاً تأثیرات منفی مالی برای پروژه ها دارد.

– آماده نبودن و یا در دسترس نبودن نیروهای انسانی: این امر میتواند پروژه را با تاخیر رو به رو کند که هزینه های سربار مربوطه را برای پروژه ایجاد خواهد کرد.

– وابستگی به عامل سوم، خصوصاً زمانی که خروجی های عامل سوم با تاخیر ارائه گردند.

– غیر قابل پیش بینی بودن بعضی از فعالیت ها: تخمین هزینه برای این گونه فعالیت ها با مشکل مواجه خواهد شد.

– کامل یا دقیق نبودن اطلاعات: اطلاعات در دسترس (در زمان تخمین) ممکن است محدود و یا از درجه کمی برخوردار باشند و تخمین هایی که با این اطلاعات انجام میگیرند قاعدتاً از دقت کافی برخوردار نخواهند بود.

 

موارد فوق از متداولترین تکنیک هایی است که در فرآیند تخمین هزینه و نیز بالا بردن دقت تخمین ها مورد استفاده قرار میگیرد.

همچنین انجام تخمین ها را از یک زاویه متفاوت میتوان به دو صورت زیر انجام داد:

1- تخمین آنالوگ (تخمین از بالا به پایین)

در این تخمین هزینه پروژه های مشابه و قبلی به عنوان مرجع مورد استفاده قرار میگیرند و تخمین کلی هزینه پروژه بر اساس آن صورت میگیرد؛ البته فعالیت ها از دید خیلی بالا و کلی نیز ممکن است مد نظر قرار گیرند.

هزینه فعالیت های پروژه فناوری اطلاعات در مرحله بعد محاسبه میشوند، البته باید تنظیمات و تعدیل های لازم صورت گیرد تا جمع کل هزینه ها از هزنیه کلی تخمین زده شده (که بودجه پروژه نیز بر اساس آن تنظیم میگردد) بالاتر نرود.

 

این روش برای پروژه هایی مورد استفاده قرار میگیرد که اطلاعات محدودی در زمان تخمین دارند. به عنوان مثال، وقتی محاسبه هزینه برای شرکت در یک مناقصه لازم باشد.

این تکنیک هزینه کمتر و به طبع دقت کمتری نسبت به روش محاسبه هزینه فعالیت ها (پایین به بالا) دارد؛ ولی با این وجود یک روش مناسب برای به دست آوردن برآورد هزینه کلی در رابطه با هزینه پروژه هاست.

 

2- تخمین هزینه از پایین به بالا

در این تکنیک هزینه فعالیت ها تخمین زده میشوند و در نهایت هزینه کل پروژه (با جمع هزینه ها) محاسبه میشوند. البته هزینه های سربار دیگر نیز به طور جداگانه محاسبه خواهند شد.

این روش زمانی مناسب است که اطلاعات کافی برای تخمین هزینه ها موجود باشد؛ البته به علت بالا بودن هزینه این روش، معمولاً زمانی از آن استفاده میشود که اجرای پروژه توسط مجری از سوی کارفرما تأیید شده باشد.

 

 

ورودی های تخمین هزینه

ورودی های اصلی تخمین هزینه عبارتند از:

– لیست فعالیت های پروژه (در مرحله تخمین کار و زمان به دست می آید)

– طول مدت فعالیت ها (در مرحله قبل محاسبه میشود)

– تجارب قبلی در پروژه ها و فعالیت های مشابه (تجارب قبلی نقش کلیدی در دقت تخمین ها دارد)

– سیاست های سازمانی (سیاست هایی مانند حقوق پرسنل، مزایا، پرداخت هزینه ها و سایر مواردی که بر هزینه ها تاثیرگذار است؛ خصوصاً سیاست هایی که در رابطه با مزایای پرسنلی هستند، میتوانند تاثیرات عمده ای بر هزینه پرسنلی فعالیت ها، که عمده ترین هزینه فعالیت ها می باشند، داشته باشند.)

– هزینه های مروبط به وقوع یا مقابله با ریسک ها

 

 

خروجی تخمین هزینه

خروجی این مرحله، تخمین هزینه های فعالیت های مختلف و سربارهای پروژه است که شامل منابع پروژه نیز میشود.

به علاوه هزینه های جایگزین نیز باید محاسبه شود به نحوی که هزینه های انحراف پروژه از مسیر اصلی و یا هزینه استفاده از گزینه های جایگزین را محاسبه و نشان دهد.

دلیل استفاده از راه حل های جایگزین میتواند وقوع ریسک، تغییر شرایط بازار و یا نیاز مشتری، تغییر در برنامه های مشتری، تغییر در شرایط مشتری، قوانین جدید و سایر عوامل بیرونی باشند.

 

 

دقت و درستی تخمین هزینه

دقت در تخمین هزینه از اهمیت خاصی برخوردار است و نقش کلیدی در پیشنهاد قیمت به مشتری و نیز تخصیص بودجه به فعالیت های مختلف پروژه دارد.

عدم توانایی و یا دقت در پیش بینی هزینه میتواند منجر به مشکلات عمده برای پروژه و حتی در بعضی موارد به شکست پروژه بیانجامد.

فاکتورهای اصلی که در تخمین هزینه مؤثر هستند عبارتند از:

– دقت و درستی فرآیندهای قبلی

تخمین هزینه باید زمانی صورت بگیرد که فرآیندهای قبلی از جمله تعیین گستره و تخمین کار و زمان، انجام و تکمیل شده باشند.

دقت و درستی فعالیت های قبلی از جمله تخمین های زمان و منابع (که ورودی های اصلی هستند) در بالا بردن دقت تخمین هزینه نقش عمده ای دارند.

– تجربه تخمین زننده (مدیران با تجربه تخمین های دقیق تری میزنند)

– اطلاعات در دسترس

– زمانی که برای تخمین صرف میشود

– درجه پیش بینی پذیری

برای پروژه هایی که درجه پیش بینی پذیری آنها به دلایل مختلف از جمله بالا بودن احتمال وقوع ریسک ها و یا مشخص نبودن نیازها بالا می باشد، پتانسیل پایین آمدن دقت تخمین ها بیشتر است.