مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات

مدیریت پروژه از متداول ترین انواع مدیریت هاست. اکثر کارها در صنابع مختلف به صورت پروژه انجام میگیرد و برای هر پروژه یک مدیر جهت انجام امور مدیریتی در نظر گرفته میشود.

 

لازم به ذکر است که مدیریت پروژه معمولاً فقط شامل محدوده پروژه نمیشود و خصوصاً در پروژه های بزرگ، شامل حوزه های خارج از پروژه و موارد جانبی می باشد.

معمولاً سال ها طول میکشد تا مدیران پروژه ها، مهارت های لازم را (با گذراندن دوره های آموزشی و تجربه کار در پست های مختلف) برای مدیریت پروژه ها به دست آورند.

 

مدیریت پروژه مهم ترین پست در پروسه انجام یک پروژه است و عملکرد و تصمیمات درست و به هنگام مدیر پروژه، تاثیرات زیادی در موفقیت پروژه خواهد داشت.

مسئولیت مدیر پروژه معمولاً بسیار گسترده بوده و دارا بودن مهارت های مختلف، برای مدیر پروژه از ضروریات است.

تعداد زیادی از پروژه هایی که در حوزه فناوری اطلاعات تعریف مشوند، با مشکلات مختلفی از جمله غیرقابل پیش بینی بودن، مشخص نبودن کامل نیازها (Uncertainty & Unpredictability) و پتانسیل بالای تغییرات رو به رو هستند.

در نتیجه مدیریت پروژه فناوری اطلاعات نسبتاً مشکل تر بوده (در مقایسه با سایر پروژه ها) و بسیاری از این پروژه ها یا با شکست مواجه شده و یا اینکه در زمان و بودجه تعیین شده تکمیل نمیشوند.

 

بسیاری از تکنیک ها و تئوری هایی که برای مدیریت پروژه ها استفاده میشوند به سادگی برای پروژه های فناوری اطلاعات قابل پیاده سازی نیستند، به عنوان مثال میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

1- شکست کامل کار (Work Breakdown Structure) در شروع پروژه (برای پروژه های فناوری اطلاعات) به صورتی که در تئوری مدیریت زمان و کار پیشنهاد شده، عملاً امکان پذیر نیست.

عمده دلیل آن، مبهم و ناشناخته بودن ابعاد کامل کار در بعضی از حوزه ها در مراحل اولیه پروژه است.

مدیر پروژه برای اینگونه پروژه ها باید توانایی تشخیص سریع کارها (به محض مشخص شدن جزئیات آنها)، تشخیص شکست کار، مشخص کردن فعالیت ها (در حین اجرا) و نیز تخمین و اختصاص بودجه را داشته باشد.

 

2- کارها و فعالیت های پیش بینی نشده در پروژه های فناوری اطلاعات متداول هستند.

برنامه ریزی های مدیریتی برای پروژه فناوری اطلاعات باید انعطاف پذیر بوده و آمادگی گنجاندن فعالیت های اضافی را در صورت نیاز داشته باشند. به خصوص بودجه پروژه باید انعطاف پذیر بوده و برای موارد پیش بینی نشده، بودجه اضافی در نظر گرفته شده باشد.

 

3- وقوع ریسک ها در پروژه فناوری اطلاعات، یک امر متداول بوده و ریسک ها یکی از عوامل شکست پروژه ها است.

برنامه ریزی و مدیریت ریسک از جمله ضروریات پروژه های فناوری اطلاعات است، خصوصاً داشتن برنامه های جایگزین برای به کار گیری در صورت نیاز.

 

4- مدیریت کیفیت برای پروژه های فناوری اطلاعات از اهمیت خاصی برخوردار است و اکثر پروژه های IT باید بخش مدیریت کیفیت داشته باشند تا به طور مستقل، مدیریت کیفیت را انجام دهند.

در نظر گرفتن منابع لازم برای کنترل کیفیت نیز از ضروریات است.

 

5- مدیریت ارتباطات نیز برای پروژه های IT بسیار حائز اهمیت است؛ به خصوص برای پروژه های بزرگ و نیز پروژه هایی که درجه ثبات کمتر و شاخصه های غیر قابل پیش بینی داشته و پتانسیل بالایی برای تغییرات دارند.

ارتباطات از دو زاویه ارتباط با بیرون پروژه (مشتری، حامی مالی و …) و ارتباط درون سازمان پروژه باید مورد بررسی قرار گیرد.

مدیریت ارتباطات، صرفاً از بعد انتقال اطلاعات مهم نیست، بلکه اطلاعاتی که انتقال می یابند و جزئیات آنها نیز از اهمیت خاصی برخوردار است.

به عنوان مثال، مشکلات پروژه نباید به طور کامل به بیرون از پروژه اطلاع رسانی گردد؛ همچنین چگونگی و جزیئات اطلاعاتی که باید به دست افراد مختلف برسد، باید مدیریت شود.

 

6- مدت زمان اختصاص داده شده به برنامه ریزی برای پروژه های فناوری اطلاعات، معمولاً خیلی بیشتر از پروژه های دیگر است.

برنامه ریزی باید در زمان مقرر انجام گیرد و مهم تر از آن، مدیریت پروژه باید منابع و بودجه لازم را جهت برنامه ریزی اختصاص دهد.

علاوه بر این، مدیر پروژه باید از عملیاتی بودن و قابل پیاده سازی بودن برنامه ریزی ها اطمینان حاصل کند.

با توجه به کثرت برنامه ریزی های غیرعملیاتی در پروژه های IT، توجه خاص مدیر به عملیاتی بودن برنامه ها کاملاً ضروری است.

 

7- انعطاف پذیری مدیریت پروژه یک عامل کلیدی در موفقیت پروژه است؛ خصوصاً در پروژه هایی که ثبات کافی نداشته و یا کاملاً تعریف شده نیستند.

منظور از انعطاف پذیری فرد، داشتن فکر باز و به کارگیری روش ها و برنامه های متفاوت و جایگزین، در صورت نیاز، است.

عدم انعطاف پذیری و مقاومت در برابر تغییرات میتواند یک عامل مهم در شکست پروژه های در حال اجرا باشد.

 

8- پروژه های فناوری اطلاعات در بسیاری از موارد از فناوری های جدید استفادده میکنند.

مدیریت پروژه باید از انتقال دانش بین پرسنل پروژه اطمینان حاصل کند تا وابستگی فردی به پرسنل پروژه کمتر گردد.

این امر باعث کم شدن ریسک از دست رفتن اطلاعات و دانش از پروژه میشود.

 

موارد فوق، بر این موضوع دلالت دارند که مهارت های مدیریتی برای پروژه های فناوری اطلاعات باید بسیار گسترده باشند تا شانس موفقیت پروژه افزایش یابد؛ به خصوص برای پروژه های مشکل و پیچیده.